ファシリテーションをするときに心がけたい７つのポイント

こんにちは。
私は普段は会社員をやっていて、
管理職になってからは１０年ほど。現在は人事、総務系の事務を担当しています。
管理職になると様々な会議で進行役（ファシリテーター）を任されることが多くなります。
初めて会議の進行役をするときは、参加者からどうやって話を引き出したらいいのか、出てきた意見をどうやってまとめたらいいのか、時間の管理はどうするのか。
ファシリテーションは、考えることが山ほどあってどうやっていいのかわからないのではないかと思います。私もそうでしたし、今でもそうで、毎回悩みます。
今回は私自身のこれまでの経験を元に、会議の進行役（ファシリテーター）を担当することになったときに心がけたいポイントをまとめてみたいと思います。

ファシリテーションをするときに心がけたい７つのポイント

私自身がファシリテーターをやってみて気が付いたこと、それから色んな会議にこれまで参加してきて他の人のファシリテーション（会議の進行方法）を見てきた経験からまとめてみた、ファシリテーターが心がけたいポイントは次の７つです。

1. 場の雰囲気を作るのは自分だと心得る
2. 事前の準備はしっかりと
3. 議論の目的やゴールを明示する
4. 参加者から出た意見には必ずリアクションする
5. 手元の資料にはちょっとした工夫を
6. 発言の有無にかかわらず参加者の様子をよく見ておく
7. テーマは絞り気味がちょうどよい

それでは１つずつ詳しく見ていきます。

１．場の雰囲気を作るのは自分だと心得る

まずはその場（会議）の雰囲気を作るのは自分だと心得てください。
会議で話をするのは参加者ですが、その会議の雰囲気を決定づけるのは進行役のファシリテーターです。
参加者が発言しやすい会議にできるかどうかは進行役であるあなたの大きな役割です。
進行役がイライラしていたり、進行に手一杯で発言者の話を聞いていなかったりは問題外です。

２．事前の準備はしっかりと

会議や議論の目的、テーマをきちんと決めておくこと
なんとなく開く会議は必要のない会議で、会議を開く以上は目的や議論するテーマが決まっているはずです。
会議のテーマをきちんと決めた上で準備してもらいたいのが、参加者への「問いかけ」です。
会議のテーマについてどんな問いかけをすれば参加者が発言しやすいのか、意見を言いやすいのかという視点で「問いかけ」のことばを具体的に考えてください。
問いかけを考えるときには自分が会議の参加者側ならどんな問いかけだと答えやすいのかという視点で考えるといいと思います。

３．議論の目的やゴールを明示する

会議の冒頭に必ず行ってほしいことです。
何のために集まって会議を開いているのか、何に向かってこれから議論、意見を出すのかが明確になります。
ここは「参加者ならわかっているだろう」ではなく、敢えて声に出して明示してほしいと思います。
参加者全員でこの会議で目指す場所を共有できているかどうかで会議の内容が随分と違ってきます。

４．参加者から出た意見には必ずリアクションする

参加者から色んな意見を出してもらう場合に必ず必要な行動が「リアクション」です。
せっかく意見を出したのに進行役から何のリアクションもない、それでは意見を出した人が聴いてもらえたのか不安になりますし、他の参加者からも意見を出しても反応がないと自分も意見を言おうという気になれません。
リアクションはなんでもいいと思います。
掘り下げて聴くのもいいですし、その意見を「〇〇ということですね。」とまとめてもいいです。
なんのリアクションもせずに「他に意見はありますか？」と進行するのは避けましょう。

５．手元の資料にはちょっとした工夫を

細かいことですが、進行について準備した資料を手元に置く場合、文字を大きめにすることをおすすめします。
会議本番では、参加者の意見を聴いたり、手元でメモを取ったり、時間の管理をしたりとファシリテーターは大忙しです。
事前に準備した問いかけや論点を整理したメモを見る暇はありません。
そこで、ちらっと見てすぐにわかるよう、文字のフォントを大きくしておくことをおすすめします。
細かいことですが、せっかく準備した質問や洗い出した論点を漏らさないためにもこうした工夫も必要だと思います。

６．発言の有無にかかわらず参加者の様子をよく見る

会議ではよく発言してくれる人とそうでない人とに分かれたりします。
会議に慣れている人は積極的に発言してくれたりしますが、発言をしない人の中にも意見がある人ももちろんいます。
こうした人を見逃さないためにも参加者全体を見渡して時にはファシリテーターから発言のない人に意見を求めることも必要です。

７．テーマは絞り気味がちょうどよい

会議を開く場合、せっかくだからと色んなテーマについて議論したいと考えがちです。
そうなると結局いろんなテーマについてうわべだけの意見交換になってしまいます。
テーマは絞りつつ、時間があればこのテーマもとする方が１つのテーマについて掘り下げた意見交換、会議ができると思います。
欲張りすぎないことが大事だと思います。

上手なファシリテーションとは

以上が私自身の経験に基づいて思ったファシリテーターが心がけたいポイントです。
会議をうまく進行できるようになるためには、自分自身が経験することがいちばんの近道です。
ところがいつも自分にそうした役割が回ってくるわけでもありません。
そんなときは他の同僚や上司が行っているファシリテーションを会議の参加者の立場から観察することもいい勉強になると思います。
この問いかけだと答えやすかったな、こうしたまとめ方だと会議での成果がよくわかってよかったななど、参加者の立場からもたくさんの気づきを得ることができます。
明日からの会議でも結構です、こうした見方で会議に参加するとこれまでとは違った見え方がすると思いますよ。